INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”) RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI SEGNALANTI, SEGNALATI ED EVENTUALI ALTRI SOGGETTI TERZI COINVOLTI (“INTERESSATI”), EFFETTUATI IN RELAZIONE ALLA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DISCIPLINATE DAL D.LGS 24 DEL 10 MARZO 2023 (C.D. WHISTLEBLOWING)
Ascom Formazione e Servizi Srl – in qualità di titolare del trattamento – fornisce, qui di seguito, l’informativa sui trattamenti dei dati personali dei segnalanti, segnalati ed eventuali altri soggetti terzi coinvolti (tutti “Interessati al trattamento”, ai termini della normativa privacy applicabile), effettuati dalla stessa in relazione alla gestione delle segnalazioni disciplinate dalla norma di cui al D.lgs. 24/2023 c.d. “Whistleblowing”.
1. Dati personali trattati
Dati del segnalante, Dati del segnalato e Dati personali di terze persone che dovessero essere riportati nella segnalazione effettuata.
2. Categorie particolari di Dati personali trattati
Eventuali Dati cosiddetti “sensibili” (art. 9.1 GDPR, definizione degli ex “dati sensibili”), con specifico riferimento a dati relativi i precedenti penali dei soggetti.
3. Fonte dei Dati e categorie di dati raccolti c/o terzi.
Il Titolare raccoglie i dati attraverso le segnalazioni. I dati degli Interessati possono essere forniti dal medesimo interessato, segnalante, oppure da terzi come, ad esempio, quelli della persona fisica oggetto di segnalazione (segnalato). Segnalanti possono essere dipendenti e/o collaboratori, amministratori, consulenti ed in generale tutti gli stakeholder del Titolare. Le segnalazioni possono essere nominali oppure anonime. Per preservare le finalità investigative, l’interessato, oggetto di segnalazione, può non essere immediatamente messo a conoscenza del trattamento dei propri dati da parte del Titolare, fintanto che sussista il rischio di compromettere la possibilità di verificare efficacemente la fondatezza della denuncia o di raccogliere le prove necessarie. Tale rinvio verrà valutato caso per caso dai soggetti incaricati di svolgere le attività di indagine, in accordo con il Titolare, tenendo in debito conto l’interesse alla protezione delle prove, evitandone la distruzione o l’alterazione da parte del denunciato, e i più ampi interessi in gioco.
4. Finalità del trattamento e base giuridica
I dati personali degli interessati sono trattati per le finalità connesse all’applicazione di un obbligo di legge a cui è assoggettato il Titolare. La norma di cui al D.Lgs. 24/2023
prevede la riservatezza dell’identità del segnalante, gestendo i dati personali separatamente dal contenuto della segnalazione effettuata. L’eventuale abbinamento può essere eseguito solo nei casi eccezionali indicati dalla norma stessa (es. per esercitare il diritto di difesa dell’incolpato, previo consenso del segnalante; nei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione; nei casi di segnalazioni che si rivelino infondate, effettuate con dolo o colpa grave).
L’interesse del Titolare ad utilizzare un sistema di ricognizione delle informazioni (anche se ottenute in forma anonima), tale da preservare la riservatezza dell’identità del segnalante, in relazione a possibili frodi, pericoli o altri seri rischi che possano minacciare la reputazione della società, prevale su quello dell’interessato ad esprimere il proprio consenso al trattamento dei dati personali, salvo che di quelli che afferiscono a categorie particolari.
5. Modalità, logica del trattamento e tempi di conservazione
I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente (ad esempio, su supporto cartaceo) e/o attraverso strumenti automatizzati (ad esempio, utilizzando procedure e supporti elettronici), con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. In particolare, i dati trattati sono conservati per un tempo almeno sufficiente per l’espletamento delle finalità indicate e, comunque, sono cancellati al massimo entro sei mesi dalla chiusura di tutte le eventuali attività conseguenti all’accertamento dei fatti esposti nella segnalazione.
6. Natura del conferimento e conseguenze dell’eventuale rifiuto
Il conferimento dei dati del segnalante è obbligatorio nella “segnalazione nominativa”. Un eventuale rifiuto al conferimento dei dati nella “segnalazione nominativa” rende impossibile seguire l’iter della procedura descritta nel “Regolamento per la segnalazione di illeciti e irregolarità” di cui la società si è dotata. Il conferimento dei dati del segnalante è facoltativo nella “segnalazione anonima”, tuttavia l’applicazione della procedura di segnalazione sarà possibile solo qualora le segnalazioni siano adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.
7. Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati
I soggetti terzi a cui i dati potrebbero essere comunicati sono ricompresi nelle seguenti categorie: a) Consulenti (Studi Legali, ecc.) b) Società incaricate per la gestione degli archivi aziendali, ivi inclusi i dati personali dei dipendenti cessati dal servizio c) Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Agenzie investigative. In casi eccezionali, quando la segnalazione abbia dato origine ad un procedimento disciplinare e
si basi unicamente sulla denuncia del segnalante, l’identità di quest’ultimo può essere comunicata a colui che è sottoposto al procedimento disciplinare, se ciò sia assolutamente indispensabile per esercitare il suo diritto di difesa. In tali casi la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità.
8. Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti dell’Interessato
Gli Interessati possono chiedere al Titolare, mediante richiesta e-mail all’indirizzo dirittiprivacy@segnalatore.it, l’accesso ai dati che li riguardano, la loro rettifica, l’integrazione o la loro cancellazione, nonché la limitazione del trattamento o qualsiasi altro diritto di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR, ricorrendone i presupposti da evidenziare nella richiesta; ciò, comunque, salvo l’esistenza di motivi legittimi prevalenti sugli interessi, diritti e libertà dell’interessato, l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o altri obblighi di legge che il Titolare deve assolvere o diversa disposizione eventuale delle Autorità Pubbliche o dell’Autorità Giudiziaria o degli Organi di Polizia. Gli interessati hanno altresì diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali in caso di trattamento illegittimo od illecito dei propri dati da parte del Titolare.
Belluno 15 Dicembre 2023